15 เคล็ดลับพูดว่า “ไม่”

พูดว่า “ไม่” อย่างไรให้น่าฟัง
การทำให้ผู้อื่นคล้อยตาม
ด้วยวิธีการแบบสาย “Service”

สาย “Service” จะมีหลัก “คิดก่อนพูด”
“เพิ่มคุณค่าให้ผู้ฟัง”
“โน้มน้าวโดยเสนอทางออกอื่น”
“ถนอมน้ำใจให้รู้สึกดีแม้ปฎิเสธ”

“กลยุทธ์มนุษย์ทำ”
จะกี่สมัยก็ยังใช้ได้ดี

เรามาดู 15 เคล็ดลับพูดคำว่า “ไม่”
แบบถนอมน้ำใจ
สามารถใช้ได้กับทั้งลูกค้า เจ้านาย และเพื่อนร่วมงานกันนะคะ

อย่าพูดว่า “ได้” ถ้าคุณตั้งใจะพูดว่า “ไม่”

คุณเป็นอย่างนี้อยู่บ่อยๆ หรือเปล่า
ตั้งใจจะพูดว่า “ไม่”
แต่เป็นอะไรก็ไม่รู้ ถึงได้พูดว่า “ได้” ออกมาแทน

เปลี่ยนตัวเองเสียใหม่
เริ่มจากหายใจเข้าลึกๆ และกลั้นหายใจไว้
อย่างน้อย 3 วินาที่ก่อนจะตอบ

การกระทำเช่นนี้จะช่วยขัดจังหวะการตอบรับด้วยความปากเร็วและให้เวลาคุณอย่างน้อย 2-3 วินาที ที่จะคิดหาทางพูดคำว่า “ไม่” ออกมา

การตอบ “ไม่” ที่ได้ผลที่สุดมีอยู่ด้วยกัน 3 ขั้นตอนคือ

ขั้นแรก ทวนคำพูดหรือคำขอของอีกฝ่ายอย่างย่อๆ เพื่อแสดงว่าคุณรับทราบและใส่ใจฟัง

ขั้นที่ 2 ตอบ “ไม่” อย่างรวดเร็วและสุภาพ
(เช่น ขอโทษค่ะ ฉันทำไม่ได้)

ขั้นที่ 3 แสดงความขอบคุณสำหรับการถามหรือคำขอ (ขอบคุณนะคะที่นึกถึงกัน)

ปัญหาอย่างหนึ่งของคำว่า “ไม่” คือ

ทำให้ผู้ได้รับการตอบปฏิเสธเกิดความหงุดหงิดหรือไม่สบายใจ เพราะการปฏิเสธทำให้เกิดความรู้สึกเสียศูนย์

เราสามารถทำให้ผู้ได้รับการตอบปฏิเสธรู้สึกดีขึ้นได้ด้วยการเสนอทางเลือก

โดยอาจจะตอบว่า “ถึงแม้เราจะส่งเอกสารตัวจริงตามเวลาที่คุณต้องการไม่ได้ แต่เราสามารถส่งสำเนาผ่านการสแกนไปให้ก่อนล่วงหน้าที่ตัวจริงจะตามไปในวันรุ่งขึ้น”

ก่อนจะพูด “ไม่”
ให้นึกถึงความรู้สึกอีกฝ่ายเสียก่อน
ก่อนที่จะโน้มน้าวให้อีกฝ่ายเห็นว่า การตอบ “ไม่” ของคุณนั้น ไม่ใช่แค่การตอบแบบไม่คิดถึงใจเขาใจเรา

แต่ยังเป็นคำตอบที่ดีสำหรับเขาด้วยเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น คุณถูกขอร้องให้เลื่อนกำหนดส่งงานให้เร็วกว่าเดิมด้วยจำนวนวันที่ไม่ค่อยจะสมเหตุสมผล แทนที่จะโวยวายว่าทำไม่ได้

แทนที่จะพูดว่า “ไม่”

ลองใช้วิธีโยนภาระที่เกิดจากคำขอนั้นกลับไปยังผู้ขอ
เพื่อให้เขาคิดและจินตนาการว่าหากเป็นตัวเขาเองจะทำเช่นไร

“คุณอยากให้ผมจัดการกับเรื่องนี้อย่างไร” หรือ
“แล้วคุณคิดว่าวิธีการแก้ไขปัญหาที่สมเหตุสมผลสำหรับคุณคืออะไร”

ถ้าเป็นไปได้ เมื่อจะพูด “ไม่”
อย่าพูดแค่คำว่า “ไม่” แล้วจบไว้แค่นั้น

ควรแสดงความเห็นอกเห็นใจฝ่ายที่ได้รับการปฏิเสธ
ด้วยการให้กำลังใจเพื่อไม่ให้เขารู้สึกในทางลบมากนัก

“ฉันรู้ว่าคุณรู้สึกยังไงเมื่อถูกปฏิเสธ เพราะฉันก็เคยรู้สึกแบบนี้เหมือนกัน แต่เราก็ต้องยอมรับว่า สถานการณ์ในเวลานี้อาจไม่เหมาะต่อการพิจารณาโปรเจคนี้”

การปฎิเสธแบบเรียบๆ ปราศจากอารมณ์
จะดีกว่าการออกท่าออกทาง

เพราะแค่คำว่า “ไม่”
อย่างเดียวก็ทำให้ผู้ฟังเกิดความรู้สึกไม่ดีมากพออยู่แล้ว

ไม่จำเป็นจะต้องกระตุ้นให้เกิดความขุ่นเคืองใจด้วยการใช้คำพูดรุนแรงหรือแสดงท่าทางประกอบ

การปฏิเสธเมื่อได้รับมอบหมายงานเพิ่ม แนะนำง่ายๆ 2 วิธี

วิธีแรกคือ แจ้งเรื่องความเหมาะสมและลำดับความสำคัญของงาน ว่าเป็นเรื่องไม่เร่งด่วน รอได้ หรืออาจไม่จำเป็นจะต้องทำ

วิธีการที่ 2 แจ้งเรื่องคุณสมบัติความเชี่ยวชาญที่ไม่ตรงกับงานหรือประสบการณ์ไม่มากพอ อาจจะทำให้งานไม่ราบรื่นอย่างที่คิด

หากคุณยังไม่สามารถปฏิเสธได้ วิธีที่ดีที่สุดที่ควรจะนำออกมาใช้คือ
พยายามโน้มน้าวให้เจ้านายของคุณเห็นว่าคุณน่าจะทำประโยชน์ให้กับบริษัทได้มากกว่าในงานขึ้นอื่น

โดยเสนอทางเลือกให้เจ้านาย เห็นว่าคนอื่นเหมาะกับงานนั้นมากกว่าคุณ แต่ขอให้มุ่งประเด็นไปที่ความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ทำงาน

#โดยอย่าเผลอเน้นว่าตัวคุณไม่เหมาะสม

เมื่อได้รับงานเพิ่ม
อย่าเพิ่งตอบปฏิเสธงานไปในทันที

พยายามชี้ให้เห็นถึง “ปัญหาที่มีอยู่” “ข้อบกพร่อง” หรือ “จุดที่ยังติดขัด”
หรือ “ประเด็นที่ยังเป็นคำถาม” หรือ “สิ่งที่จำเป็นจะต้องแก้ไข” ให้เสร็จก่อนที่งานจะสามารถเดินหน้าต่อไปได้

ซึ่งการกระทำเช่นนี้เป็นการแสดงให้เห็นว่าคุณทำการบ้านและใส่ใจในงาน

นอกจากนี้ยังเป็นการให้โอกาสเจ้านายได้รับทราบถึงความยากลำบากของงานนั้นด้วยตัวของเขาเอง ดีกว่าการบ่นว่าเจ้านาย ว่าไม่ยุติธรรมที่เอางานยากๆ มาให้คุณทำ

สิ่งที่ไม่ควรทำเลยก็คือ โยนงานคืนให้เจ้านายไปเฉยๆ
คุณควรปฏิเสธพร้อมกับแนะนำทางเลือกให้ด้วย

หากต้องปฏิเสธงาน

ควรเริ่มต้นด้วยการอ้างถึงงานที่ประสบความสำเร็จในอดีตของคุณ แล้วตามด้วยการเปรียบเทียบงานที่ได้รับการมอบหมายกับงานในอดีต

โดยชี้ให้เห็นว่าทำไมคุณถึงไม่ใช่คนที่เหมาะที่สุดสำหรับงานนี้ เช่น

“อย่างที่คุณทราบ โครงการพัฒนาอสังหาแนวราบที่ผมดูแลอยู่ ประสบความสำเร็จดีขนาดไหน ที่งานนั้นออกมาดีก็เพราะว่าผมถนัดเรื่อง’บ้านจัดสรร’ และรู้ปัญหาอย่างทะลุปรุโปร่ง

แต่โครงการที่คุณกำลังจะขอให้ผมทำในตอนนี้เป็นเรื่องการขายคอนโด ซึ่งจำเป็นต้องใช้มืออาชีพทางด้านนี้ และต้องรู้จักคอนโดอย่างละเอียดละออ และต้องมีฝีมือมากพอที่จะตัดสินใจช่วงภาวะเศรษฐกิจเช่นนี้

ผมขอพูดตรงๆ เลยนะครับว่า คุณแก้วเป็นมืออาชีพในเรื่องคอนโด ไม่ใช่ผม”

หากคุณถูกต้อนให้ตอบ “ตกลง”
ด้วยคำพูดว่า
“จริงๆนะ คุณเป็นคนเดียวเท่านั้นที่จะทำงานนี้ได้”

วิธีการตอบปฏิเสธคำพูดที่เป็นกับดักล่อเช่นนี้
คือการพูดกลับไปในลักษณะเดียวกับที่อีกฝ่าย
พูดมา

“อย่าทำให้ผมตัวลอยเลย คุณแก้วต่างหากที่เหมาะกับงานนี้ แถมตอนนี้โปรเจคที่คุณแก้วทำก็จบเรียบร้อยแล้ว”

การตอบปฏิเสธคือสิ่งที่ดีและมีเหตุผล

แต่ในบางครั้ง การพูดว่า “ไม่” เพียงคำเดียวก็ถือว่าเพียงพอแล้ว

เพราะการยุติการสนทนาที่ยืดเยื้อจนอาจจะลุกลาม
กลายเป็นการโต้เถียงด้วยการพูด “ไม่” คือสิ่งที่ช่วยทำให้ทุกอย่างสงบลงได้

“ขอบคุณมากครับ แต่คำตอบของผมคือ ‘ไม่’ ครับ”

ใครๆ ก็รู้ว่าคุณทำงานดี
เพราะอย่างนี้เจ้านายถึงเอางานมาให้คุณทำเกือบทั้งหมด

การพูด “ไม่” ในสถานการณ์เช่นนี้
ไม่เพียงแต่ช่วยให้การกระจายงานเป็นไปอย่างยุติธรรมเท่านั้น

ยังทำให้เจ้านายได้คิดและมองคุณดีขึ้นแถมยังเล็งเห็นถึงการเป็นคนมีเหตุมีผลและรู้จักเรียกร้องในสิ่งที่ถูกต้อง คุณควรพูดกับเจ้านายด้วยการอ้างถึงประโยชน์ของหน่วยงานเป็นสำคัญ ไม่ใช่เพื่อประโยชน์ส่วนตัวของคุณ

“คุณเอครับ แผนกของเรากำลังมีปัญหาเรื่องการกระจายงาน ผมเกรงว่าถ้างานมาสุมกันอยู่ที่ผมมากๆ ผมคงไม่มีเวลาพอที่จะทำงานทุกๆ ชิ้น ให้ผลงานออกมาดีได้เท่าเทียมกันและคงจะดูแลได้ไม่ทั่วถึง ซึ่งอาจจะส่งผลทำให้คุณภาพและประสิทธิผลของงานในแผนกไม่ดีเท่าที่ควร และทำให้ผลงานของแผนกเราด้อยลงกว่าเดิมนะครับ”

การเริ่มต้นเช่นนี้คือวิธีการเปิดประเด็นเพื่อให้มีการปรับปรุงหรือแก้ไขอย่างตรงไปตรงมา

ซ่อนคำว่า “ไม่” ของคุณเอาไว้ภายใต้คำชมเชย

A : ฉันเสนอชื่อคุณเข้าร่วมทำโปรเจ็คใหญ่สิ้นปี
เพราะรู้ว่าคุณคงไม่ยอมพลาดงานนี้ที่เราทำด้วยกันได้แน่ๆ

คุณ : ขอบคุณจริงๆ นะครับ A ที่นึกถึงผม แต่ปีนี้ผมรับงานเพิ่มยอดค้าปลีกอยู่และอยากจะทำให้
เสร็จทันเวลา ผมต้องทุ่มเต็มที่อาจจะทำให้งานใหม่ไม่มีประสิทธิภาพ คุณก็รู้ว่าผมชอบทำงานกับคุณ
มากขนาดไหน

เอาเป็นว่าถ้าผมว่างเมื่อไร ผมจะไม่ยอมพลาดทำงานร่วมกับคุณอย่างแน่นอน

เพื่อนร่วมงานที่ชอบพูดจากวนโมโหและสร้างความรำคาญใจ

ในทางทฤษฎีคุณไม่ควรจะเอามาใส่ใจ
แต่ในความเป็นจริง คนเหล่านี้คือพวกชอบวิพากษ์วิจารณ์และประสงค์ร้าย

การพูดว่า “ไม่” กับคนประเภทนี้
จำเป็นต้องใช้วิธีการเปลี่ยนเป้าโจมตีของพวกเขาจากตัวคุณไปเป็นอย่างอื่น ที่ไม่ใช่เรื่องส่วนตัว

“คุณเอคะ ได้ข่าวว่าโปรเจคคุณเอ ถกเถียงกันตั้งแต่ปีมะโว้ ตอนนี้ก็ยังไปไม่ถึงไหนเลยนะคะ”

“ถ้างั้นก็ดีเลย เรามานั่งคุยเรื่องนโยบายของโปรเจคกันเลยดีไหม เผื่อผมจะมีช่องทางในการเร่งโปรเจคนี้มากขึ้น”

การตอบกลับเช่นนี้แสดงให้เห็นว่า เราได้กันตัวเองออกจากคำกล่าวหาที่ว่าทำงานช้า โดยเปลี่ยนหัวข้อการสนทนาให้หลุดจากตัวของเขามาเป็นเรื่องของนโยบายแทน